Dans beaucoup de TPE et de PME, il y a cette personne que tout le monde appelle dès qu’un problème informatique apparaît.
L’imprimante ne fonctionne plus ? On l’appelle.
Un collaborateur ne reçoit plus ses e-mails ? Même chose.
Il faut créer un compte Microsoft 365, connecter un nouveau PC, retrouver un mot de passe, redémarrer le serveur ou comprendre pourquoi le Wi-Fi fonctionne mal ? Encore lui.
Ce collaborateur est souvent volontaire, débrouillard et réellement compétent sur certains sujets. Le problème n’est donc pas la personne.
Le problème commence lorsque le fonctionnement informatique de l’entreprise dépend de cette seule personne.
À mesure qu’une entreprise se développe, l’informatique n’est plus simplement constituée de quelques ordinateurs connectés à Internet. Messagerie, fichiers, logiciels métiers, sauvegardes, accès distants, téléphonie, comptes utilisateurs, cybersécurité et données de l’entreprise sont désormais étroitement liés.
À ce stade, la bonne volonté ne suffit plus.
Le problème n’est pas votre collègue. C’est la dépendance
Un collaborateur qui connaît bien l’informatique peut parfaitement rester un excellent relais en interne.
Mais il y a une différence fondamentale entre être à l’aise avec l’informatique et assurer la responsabilité d’un système informatique professionnel.
La première situation repose sur des compétences individuelles.
La seconde nécessite une organisation, des procédures, des outils de supervision, une documentation, des sauvegardes contrôlées et une gestion régulière des risques.
La différence paraît théorique jusqu’au jour où la personne qui connaît tous les mots de passe part en vacances, change d’entreprise ou devient indisponible.
Une question simple permet souvent de mesurer le niveau de dépendance :
Si votre référent informatique était absent demain matin pendant trois semaines, sauriez-vous immédiatement qui contacter, comment accéder aux équipements critiques et comment restaurer votre activité en cas de problème ?
Si la réponse est incertaine, votre organisation repose probablement trop sur une personne.
Quand l’informatique fonctionne, le risque reste invisible
C’est l’un des principaux pièges.
Un ordinateur qui démarre, une messagerie qui fonctionne et un serveur accessible donnent facilement l’impression que tout va bien.
Pourtant, de nombreux problèmes informatiques ne deviennent visibles qu’au moment de l’incident.
Une sauvegarde peut être réalisée chaque nuit sans jamais avoir été testée en restauration.
Un ancien collaborateur peut encore disposer d’un accès.
Un équipement peut fonctionner avec un logiciel ou un système qui n’est plus correctement maintenu.
Un compte administrateur peut être partagé entre plusieurs personnes.
Un mot de passe critique peut être connu d’une seule personne.
Une protection antivirus peut être installée sans que personne ne vérifie les alertes qu’elle génère.
L’informatique professionnelle ne consiste donc pas uniquement à intervenir lorsque quelque chose tombe en panne.
Elle consiste aussi à identifier ce qui risque de tomber en panne avant que cela n’arrive.
La cybersécurité a changé la nature du problème
L’enjeu devient encore plus important lorsqu’on ajoute la cybersécurité.
Dans son baromètre national 2025, Cybermalveillance.gouv.fr indique que 16 % des TPE-PME interrogées déclarent avoir subi au moins un incident de cybersécurité au cours des douze mois précédents.
Plus significatif encore : 80 % déclarent ne pas être préparées à une cyberattaque ou ne pas savoir si elles le sont. Seulement 24 % indiquent disposer d’une procédure de réaction en cas d’attaque.
Ce constat change complètement la façon d’envisager la gestion informatique d’une PME.
Installer un antivirus ne suffit plus.
Il faut également gérer les mises à jour, les comptes utilisateurs, les droits d’accès, l’authentification, la messagerie, les sauvegardes, les équipements réseau et la capacité à réagir lorsqu’un incident survient.
La sécurité informatique est devenue un processus permanent.
80 %
des TPE-PME interrogées ne se considèrent pas préparées à une cyberattaque ou ne savent pas si elles le sont.
Source : Baromètre national de la maturité cyber des TPE-PME 2025 — Cybermalveillance.gouv.fr / OpinionWay — 588 entreprises de moins de 250 salariés.
Le fameux classeur contenant tous les mots de passe n’est pas une stratégie informatique
Dans une petite entreprise, l’informatique s’est souvent construite progressivement.
Un ordinateur a été ajouté ici.
Un NAS installé quelques années plus tard.
Puis Microsoft 365.
Puis un logiciel métier.
Ensuite le télétravail.
Puis une nouvelle imprimante réseau, un système de sauvegarde, de la téléphonie IP…
Chaque élément fonctionne individuellement, mais personne ne dispose nécessairement d’une vision globale.
C’est ainsi que naissent les situations où les informations essentielles sont réparties entre un fichier Excel, quelques e-mails, un carnet, la mémoire du dirigeant et celle du fameux collègue qui « sait comment ça marche ».
Cela peut fonctionner pendant des années.
Jusqu’au moment où il faut intervenir rapidement.
Une informatique correctement gérée doit permettre de savoir quels équipements composent le parc, quels utilisateurs possèdent quels accès, où se trouvent les données, comment elles sont sauvegardées, qui possède les droits d’administration et quels équipements devront prochainement être remplacés.
Ces informations doivent appartenir à l’entreprise. Pas à la mémoire d’une personne.
Une sauvegarde n’est utile que si les données peuvent être restaurées
La sauvegarde est probablement l’un des meilleurs exemples.
Demandez dans une entreprise si les données sont sauvegardées et la réponse est souvent immédiate :
« Oui, normalement. »
Le mot important est normalement.
Savoir qu’un logiciel effectue une sauvegarde n’est pas suffisant.
Il faut connaître ce qui est sauvegardé, où les copies sont stockées, leur durée de conservation et surtout vérifier qu’une restauration est réellement possible.
Le jour où un fichier critique disparaît, où un équipement tombe en panne ou lorsqu’un ransomware chiffre les données de l’entreprise, il est trop tard pour découvrir que la sauvegarde ne couvrait pas le bon répertoire.
La sauvegarde est donc moins une question de logiciel qu’une question de méthode.
Externaliser son informatique ne signifie pas perdre le contrôle
Certaines entreprises hésitent à confier leur informatique à un prestataire parce qu’elles pensent perdre la maîtrise de leur système.
L’objectif devrait être exactement inverse.
Une bonne infogérance doit permettre au dirigeant de savoir ce qui est géré, ce qui est protégé, ce qui nécessite une intervention et quels seront les prochains investissements nécessaires.
Le prestataire devient alors le service informatique externalisé de l’entreprise.
Il supervise les équipements, maintient les systèmes, accompagne les utilisateurs et documente l’environnement informatique.
Le dirigeant conserve les décisions. Le prestataire apporte les compétences et les outils nécessaires pour les mettre en œuvre.
Le meilleur modèle peut aussi être hybride
Externaliser l’informatique ne signifie pas nécessairement écarter le collaborateur qui s’en occupait jusque-là.
Au contraire.
Cette personne connaît souvent très bien les usages, les logiciels et les contraintes de l’entreprise.
Elle peut devenir un excellent référent informatique interne.
Son rôle consiste alors à faire le lien entre les utilisateurs et le prestataire, à expliquer les besoins métier et à participer aux décisions.
Le prestataire prend en charge la partie technique : maintenance, supervision, sécurité, sauvegarde, administration et support.
Cette organisation évite de gaspiller le temps d’un collaborateur à résoudre des problèmes techniques alors que son véritable métier est ailleurs.
Elle évite également de créer une dépendance excessive vis-à-vis d’une seule personne.
Ce que doit réellement apporter un service d’infogérance
L’infogérance ne doit pas se résumer à disposer d’un numéro de téléphone à appeler lorsqu’un ordinateur tombe en panne.
Elle doit progressivement rendre l’informatique plus prévisible.
Cela passe notamment par la connaissance du parc informatique, la supervision des équipements, le déploiement des mises à jour, la protection des postes, la gestion des utilisateurs et de leurs droits, les sauvegardes, le support aux collaborateurs et le suivi des équipements.
L’entreprise peut ainsi anticiper davantage ses besoins au lieu de gérer les problèmes les uns après les autres.
C’est précisément dans cette logique que NUMERIBANK accompagne ses clients : maintenance, supervision du parc, mises à jour, cybersécurité, sauvegarde et assistance aux utilisateurs.
Et lorsqu’une personne rejoint ou quitte l’entreprise ?
C’est un sujet souvent sous-estimé.
Lorsqu’un collaborateur arrive, plusieurs comptes et accès sont généralement créés : ordinateur, messagerie, fichiers partagés, logiciels métiers, VPN, téléphonie ou applications cloud.
Lorsqu’il quitte l’entreprise, ces accès doivent être supprimés ou transférés.
Sans procédure, il est fréquent que certains comptes restent actifs beaucoup plus longtemps que nécessaire.
Une gestion informatique structurée permet de traiter ces opérations de manière systématique plutôt que de compter sur la mémoire d’un collaborateur.
C’est plus simple pour l’entreprise.
Et beaucoup plus sûr.
À quel moment une PME doit-elle professionnaliser son informatique ?
Il n’existe pas de nombre magique de salariés.
Une entreprise de cinq personnes qui travaille quotidiennement avec des données critiques peut avoir davantage besoin d’une gestion informatique structurée qu’une entreprise de vingt personnes utilisant peu d’outils numériques.
Les bons indicateurs sont ailleurs.
Lorsque l’activité ne peut plus fonctionner normalement sans messagerie, sans fichiers partagés, sans accès Internet ou sans logiciel métier, l’informatique est devenue un outil de production.
À partir de ce moment, sa disponibilité et sa sécurité doivent être organisées.
NUMERIBANK, un partenaire informatique de proximité
Basé à Saint-Martin-en-Haut, NUMERIBANK accompagne les TPE, PME, associations et collectivités des Monts du Lyonnais et de l’Ouest Lyonnais dans la gestion quotidienne de leur informatique.
L’objectif n’est pas de complexifier votre informatique.
C’est exactement l’inverse.
Vous devez pouvoir utiliser vos outils sans avoir à devenir informaticien.
Maintenance, supervision, sauvegarde, cybersécurité, Microsoft 365, équipements, réseau, téléphonie et assistance aux utilisateurs peuvent être suivis dans une approche globale.
Et votre collègue qui « s’y connaît en informatique » ?
Il peut enfin revenir à son véritable métier.
Votre informatique repose encore sur une seule personne ?
Un échange permet généralement de comprendre rapidement comment votre parc informatique est organisé, quels éléments nécessitent une attention particulière et ce qui peut être amélioré progressivement.
NUMERIBANK accompagne les entreprises des Monts du Lyonnais et de l’Ouest Lyonnais dans la gestion, la sécurisation et l’évolution de leur informatique.
04 82 53 50 67
contact@numeribank.com
Questions fréquentes sur l’infogérance informatique
Faut-il une certaine taille d’entreprise pour faire appel à un prestataire informatique ?
Non. Le besoin dépend davantage de l’importance de l’informatique pour l’activité que du nombre de salariés. Dès qu’une panne de messagerie, de logiciel métier, de serveur ou d’accès aux fichiers peut perturber sérieusement l’activité, il devient pertinent de structurer la gestion informatique.
Quelle différence entre dépannage informatique et infogérance ?
Le dépannage intervient principalement lorsqu’un problème apparaît. L’infogérance ajoute une dimension préventive : supervision du parc, maintenance, mises à jour, sauvegarde, sécurité, gestion des comptes, documentation et accompagnement des utilisateurs.
Peut-on conserver un référent informatique en interne ?
Oui. C’est même souvent une bonne organisation. Le collaborateur interne conserve sa connaissance du métier et des besoins de l’entreprise, tandis que le prestataire prend en charge les opérations techniques nécessitant des compétences, des outils et un suivi spécialisés.
L’infogérance coûte-t-elle moins cher qu’un informaticien salarié ?
La comparaison dépend de la taille du parc, des besoins et du niveau de service attendu. L’intérêt de l’externalisation pour une petite structure est surtout de pouvoir accéder à plusieurs compétences techniques et à des outils professionnels sans avoir à constituer un service informatique interne complet.
Que doit contenir une prestation d’infogérance ?
Le périmètre doit être clairement défini : équipements couverts, assistance utilisateurs, supervision, maintenance, mises à jour, sécurité, sauvegardes, délais d’intervention, exclusions et modalités de facturation.